Проект — это, когда последовательно и ограниченно по времени выполняются задачи для достижения необходимого показателя. Чтобы к этому прийти, руководитель формирует команду исполнителей, как штатных, так и на аутсорсинге. Затем, устанавливается задание с дедлайном, а по завершению оцениваются итоги.
Каждый этап требует системного управления. Если держать все процессы в голове или записывать их в текстовом файле, это скорее всего приведет к путанице и беспорядку.
Это не подготовка разных отчётов с документами, а естественный процесс в бизнесе, который позволяет достичь ожидаемого результата при оптимальном распределении нагрузки на команду. Взаимодействуя с клиентами, партнёрами или подрядчиками, необходимо планировать список дел, оценивать риски и анализировать данные. В итоге, вы получите более качественный продукт, что обеспечит преимущество перед конкурентами. На первый взгляд кажется это сложным, но курсы управления проектами помогают разобраться.
Основатель компании — эксперт в своей области, но ему все равно необходима система. Большинство современных исследований утверждают, что отсутствие планирования и грамотного управления является одной из главных причин банкротства малого бизнеса. Знания и опыт в выбранной коммерческой деятельности также важны.
Многие малые и средние предприниматели считают, что эти системы связаны с огромными инвестициями. Однако, сегодня существует множество доступных решений и методов. Например, у сервисов Asana или Kaiten, есть бесплатные тарифы с базовыми функциями.
Кажется, что планирование этапов работы и его пошаговое выполнение — это просто дополнительный расход времени. Но такое управление позволяет быстрее выполнять задания. Разделив большой процесс на составляющие, с обозначенными сроками и определив ответственные лица, вы контролируете процессы и двигаетесь к результату.
Таким образом, это доступная, полезная и эффективная практика. Существует множество проверенных временем методов, и мы расскажем о пяти наиболее популярных.
«Водопад»
«Водопад» — это традиционный и по-прежнему один из самых популярных подходов. Этот метод представляет собой последовательный и линейный процесс выполнения, включающий следующие этапы:
- Планирование.
- Анализирование.
- Разработка с реализацией.
- Тесты.
- Развёртывание.
При использовании метода «Водопад» задачи решаются последовательно, одна за другой, до завершения всех действий.
Преимущества:
- Тщательное планирование бизнес-процессов.
- Отслеживает зависимость между задачами.
- Легко установить сроки и бюджет.
- Делает легкой передачу информации между командами.
Недостатки:
- Трудности с внедрением изменений.
- Сложные и многоуровневые задачи требуют более гибкого подхода.
Agile
В переводе с английского означает «гибкий». Изначально этот метод был разработан для IT-индустрии, но со временем его принципы стали актуальными и для других отраслей.
Основа Agile составляют два подхода: Scrum и Kanban
Scrum предусматривает цикличные спринты — определённые промежутки времени, выделенные на конкретное дело. Например, спринт может включать следующие этапы:
- Планирование
- Проектирование
- Создание прототипа
- Тестирование
- Анализ
При скрам-планировании нужно подробно описать конечный продукт, его функции, характеристики и полезные действия. Это помогает компании понять, каким должен быть итоговый результат. Во время спринта команда регулярно проводит планерки, чтобы обсудить друг с другом ход работы и, если есть необходимость, внести коррективы. А по завершении первого спринта, если проект не соответствует целям, команда запускает следующий цикл.
Kanban основан на визуализации процессов. Обычно для этого используют таск-трекеры — интерактивные доски с карточками, на которых каждый участник проекта видит, кто за что отвечает. Когда исполнитель завершает свою часть работы, он обновляет статус и перемещает карточку слева направо по доске.
Преимущества:
- Высокая гибкость работы позволяет быстро вносить изменения.
- Недостаток информации о конечном продукте не мешает выполнению работы.
- Быстрые циклы проверки.
Недостатки:
- Трудно предсказать масштабность.
- Отсутствие строгих сроков и фиксированности.
- Полная вовлеченность команды в цикл затрудняет её замену.